Tillsammans med Avdelningen vård och omsorg inom Malmö stads stadsområde Söder har MSI drivit ett Co-Lab. Tanken är att använda labbet som en metod för att utveckla verksamheten tillsammans med personalen. Nu har en första utvärdering gjorts av initiativet.

– Vi vill involvera våra medarbetare för att förbättra vården. Vi vill tänka nytt och göra nytta. Och vi vill fånga kraften underifrån! Starten i det här arbetet var när alla våra medarbetare, i december 2014, fick frågan: ”Om du kom till jobbet i morgon och ett mirakel hade skett, hur skulle din arbetsplats se ut då?”, säger Helen Hansson, avdelningschef vård och omsorg.

Efter att ”mirakelfrågan” ställts kom det in många förslag, som gicks igenom och sorterades i olika fokusområden. Utifrån dessa har sedan intervjuer, workshops och nu alltså Co-Labs ägt rum. Målet har hela tiden varit att hitta bättre och mer effektiva sätt att arbeta på, utformade efter dem som kan verksamheten bäst: medarbetarna själva.

– Vi fick in 700 svar på vad som inte fungerade och förstod verkligen hur viktigt det är att arbeta med förbättringsförslag, sa Helen Hansson

Chefer, politiker och forskare

Utöver de medarbetare, chefer och forskare som regelbundet deltagit i processen så har även politiker och fackliga representanter deltagit i det avslutande Co-Lab seminariet..

Malmö högskolas och MSI:s designforskare Per-Anders Hillgren, Magdalena Andersson från FoU Malmö och Jaklina Strand från Testbädd för Äldreomsorgen är de som stöttat och guidat grupperna framåt. Forskaren Jonas Christensen från Institutionen för socialt arbete på Malmö högskola och har också varit med i processen.

En av grupperna berättade att de börjat arbeta med fokusområdet ”aktivitet”. Ganska snabbt insåg de dock vikten av att problematisera och omformulera begreppet. De upplevde att ordet aktivitet var laddat och svårt att definiera: Vilken slags aktiviteter avsågs? För vem, varför och hur skulle de utformas? Istället valde de att fokusera sitt arbete på ”delaktighet i vardagen”. De ville satsa på att först och främst skapa en trygg grund och en känsla av sammanhang.

– Jag gillar speciellt att den här gruppen vände på problemet och omformulerade det, precis som vi designers ofta gör när vi jobbar. Alla som varit involverade i Co-labben är kunniga undersköterskor, som väl känner sin verksamhet. Jag är extremt imponerad över vad de alla har åstadkommit. Co-Labben visar att det är viktigt att bygga på medarbetarnas kunskap och att ha tillit till dem, sa Per-Anders Hillgren från MSI.

Utöver att arbeta fram ett förslag på en gemensam definition av aktivitet, har gruppen också initierat flera parallella strategier för att kunna implementera detta i verksamheten. Exempelvis har de utvecklat ett informationsmaterial för anhöriga som bygger på välgrundade argument och de har introducerat utbildningsinsatser för att lära ut motiverande samtal till de äldre samt skapat organisatoriska kopplingar till arbetsterapeuter. De har även tagit fram en projektplan och förankrat sina idéer bland chefer och kollegor.

Två av de chefer som haft medarbetare engagerade i Co-Labben ger sin bild av processen: vad den betytt för personalen och för dem själva.

– Vi känner en oerhörd stolthet. Vi har lärt oss att det finns massor av idéer och en stor kreativitet bland personalen. Att stå bredvid och se medarbetare växa och få ta plats är stort. De idéer som kommit fram är realistiska och redo att sjösättas, eftersom de som lagt förslagen vet vad de pratar om och känner sin vardag. Vår uppfattning är att det varit mycket givande för dem som deltagit i Co-Labben och att det också varit mycket bra att få stöd från Malmö högskola/MSI. Att få ett metodstöd och verktyg för hur vi framöver kan lära oss själva, bidrar till att skapa en utvecklingskultur och en attraktiv arbetsplats, sa Alexandra Oyarzo och Anna-Karin Åberg, som representerade deltagarnas chefer.

Att cheferna varit med i hela processen är något som Per-Anders Hillgren menar är helt centralt.

-Ett Co-Labb kännetecknas av att engagera personer på poster med olika mandat och olika synvinklar på problemen. Här har chefer på alla olika nivåer varit med i Co-Labb för att utveckla ledarskapsstrategier som bättre kan stödja medarbetarna. I bland har cheferna arbetat tillsammans med medarbetarna i idéutvecklingen och i bland enskilt för att ge medarbetarna möjlighet att utveckla sina idéer i lugn och ro.

Denna balans är viktig och Per-Anders tar som exempel upp hur en chef formulerade detta som att hon ”gärna ville engagera sig i att stötta personalen, men samtidigt inte riskera att ta över deras processer”

Co-Labbet har lett till flera konkreta förändringar: utöver gruppen som arbetar med delaktighet i vardagen så har en grupp lyckats ändra behörighetskriterierna i det digitala journalsystemet för att skapa en bättre teamarbete och kommunikation mellan olika yrkesgrupper. En annan grupp har skapat en organisatorisk modell för att hantera larm bättre. Även cheferna har nått konkreta resultat som stödjer innovationsarbete, exempelvis har de introducerat återkommande möten i sina scheman för att diskutera hur de kan stödja förändringsprocesser.

– Det centrala är dock inte de konkreta lösningarna utan själva processen och sättet att tänka och samverka kring förändring. Enskilda lösningar blir snabbt oanvändbara i takt med att omvärlden förändras. Personal och chefer behöver därför på kontinuerlig basis kunna lyfta fram, diskutera och driva förändringsprocesser som är relevanta från brukarnas perspektiv, säger Per-Anders Hillgren

Fakta: Co-Lab

Ett Co-Lab kännetecknas av: samverkan mellan sektorer, sätta medborgare i centrum, ha ett prövande arbetssätt och vara kapacitetsbyggande. Ett Co-Lab stödjer olika pågående innovationsprocesser ute i samhället och ger deltagarna möjlighet att stärka sin design- och innovationsförmåga.

MSI driver ett flertal Co-Labs som är en metod för att kunna experimentera och testa nya sätt att involvera medarbetare och brukare för att hitta nya lösningar på samhällsutmaningar. Co-labbet för bättre vård av äldre involverar projektet Testbädd för äldreomsorg samt ett flertal forskare från MSI/Malmö högskola.

Läs mer om Co-Labs här.